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Zeit ist Geld – vor allem für Unternehmer. Der Tag hat nur 24 Stunden, und die meiste Zeit verbringen viele Selbstständige und Geschäftsführer mit Organisationsaufgaben, Bürokratie und Verwaltung. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch bares Geld. Denn was nicht direkt dem Kerngeschäft dient, frisst Ressourcen auf. Eine Lösung können professionelle Büro- und Sekretariatsdienste sein. Sie übernehmen zeitraubende Aufgaben und sorgen so für ein effizientes Zeitmanagement.
Als Unternehmer oder Geschäftsführer hat man viel zu tun. Die Liste der Aufgaben ist lang: Buchhaltung, Rechnungen, Mitarbeiterverwaltung, Berichtswesen, Akquise, Netzwerken und natürlich die Kernaufgaben in der operativen Geschäftsführung. Schnell ist der Tag ausgebucht, mit Terminen und To-dos. Zeit für strategische Aufgaben, Weiterbildung oder schlicht eine Pause bleibt da wenig. Genau hier können professionelle Büro- und Sekretariatsdienstleister helfen.
Assistenz bei Bürotätigkeiten
Zu den zeitintensiven Aufgaben, die Büroservices abnehmen können, gehört die klassische Schreibtischarbeit. Texte schreiben, Präsentationen und Tabellen erstellen, Recherchen durchführen, Daten aufbereiten und vieles mehr. Freiberufler und Kleinunternehmer ohne Sekretariat müssen das oft selbst erledigen oder teuer einkaufen. Bürodienstleister springen ein und übernehmen assistierende Tätigkeiten in der gewünschten Qualität.
Damit Unternehmer sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, bieten viele Büroservices ein Rundum-Paket für Sekretariats- und Assistenzleistungen an. Je nach Bedarf können einzelne Tätigkeiten gebucht werden oder ein fester Stundensatz für kontinuierliche Unterstützung. Die Zusammenarbeit läuft online und flexibel ab.
Buchhaltung und Finanzverwaltung
Eine zeitraubende Aufgabe, die Chef-Köpfe stark beansprucht, ist die Buchhaltung samt Bilanzen, Steuererklärung und Controlling. Profi-Bürodienstleister übernehmen auf Wunsch die komplette Finanz- und Rechnungsbuchhaltung. Einen externen Steuerberater braucht es dann oft gar nicht mehr.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Buchhaltung wird zuverlässig und rechtssicher erledigt. Unternehmer behalten den Überblick über Zahlen und Finanzen und können sich auf ihr Kerngeschäft fokussieren. Auch die Nerven schont eine professionelle Buchhaltung, denn damit sinkt die Angst vor dem Chaos in der Kasse.
Zu einem Full Service in Bezug auf Finanzen gehören auch das Mahnwesen, die Rechnungserstellung, das Controlling sowie die Kommunikation mit dem Finanzamt. Auch hier sorgen professionelle Bürodienstleister für Entlastung.
Virtuelle Assistenz
Dank Online-Zugang und cloud-basierter Zusammenarbeit müssen Büroservices nicht vor Ort sein. Virtuelle Assistenten arbeiten remote vom eigenen Büro aus. Auf Distanz erledigen sie gewünschte Aufgaben gemäß Briefing.
Der große Vorteil für den Auftraggeber: Es fallen keine Kosten für Arbeitsplatz, Hardware, Software etc. an. Man zahlt nur die tatsächlich geleistete Arbeitszeit und hat keinen Overhead für weitere Kosten.
Zudem sind virtuelle Assistenten sehr flexibel einsetzbar. Sie springen genau dann ein, wenn Unterstützung benötigt wird. Bei Bedarf auch nach Feierabend und am Wochenende. Das Entlastungsteam ist immer auf Abruf bereit.
Kommunikation und Verwaltung
Zeitfresser Nummer eins sind für viele Selbstständige und Geschäftsführer organisatorische Aufgaben rund um Kommunikation und Verwaltung. Terminkoordination, Reiseplanung, Ablage und Archivierung, aber auch die Pflege von CRM-Systemen. All das sind Tätigkeiten, die man gut delegieren kann.
Professionelle Bürohelfer übernehmen auf Wunsch das Meeting- und Besuchermanagement, organisieren Geschäftsreisen, kümmern sich um Terminkalender und Erinnerungen und halten die digitalen und analogen Ablagesysteme aktuell. Auch das Protokollieren von Meetings und das Verfassen von Briefen gehört dazu.
Damit sorgen sie für eine optimierte Zeitnutzung ihrer Auftraggeber. Die behalten den Durchblick, ohne sich in Administration zu verzetteln.
Fazit: Zeit ist Lebensqualität
Zeitmanagement ist für Selbstständige und Unternehmer elementar, um erfolgreich zu sein. Doch zugleich frisst Organisatorisches viel Zeit und Energie. Büroservices helfen durch die Übernahme von Sekretariats- und Assistenzaufgaben, Buchhaltung, Finanzverwaltung und Kommunikationsarbeit. Das verschafft Luft für das Kerngeschäft. Und Zeit, die man für Strategie, Innovation und auch Lebensqualität nutzen kann. Outsourcing macht’s möglich.
Weiterführende Links und Quellen:
